Personopplysning
Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det kan være navn, telefonnummer, mailadresse eller en vurdering. Du har selv rett til å bestemme over dine personopplysninger.
For oss er det viktig at du vet hvilke opplysninger vi innhenter og hvordan vi ivaretar ditt personvern.
Regelverk
Renovasjonen IKS (RIKS) tar sikkerheten til dine personopplysninger på alvor.
I Norge gjelder EUs General Data Protection Regulation (GDPR)
Personvernerklæring og behandlingsansvar
Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn, hvordan de behandler og hvordan vi ivaretar personvernet. Vi informerer også om hvilke rettigheter du har dersom vi behandler personopplysninger om deg.
Hvem er personvernerklæringen for?
Personvernerklæringen gjelder for kunder, medarbeidere i RIKS konsernet og andre tilknyttede parter.
Behandlingsansvar
RIKS konsernet består av morselskapet Renovasjonen IKS og døtrene Renovasjonen Næring AS og Renovasjonen Egenregi AS.
Selskapene behandler personopplysninger og har selvstendig behandlingsansvar for opplysningene de behandler. I RIKS har administrerende direktør hovedansvaret. I datterselskapene er daglig leder hovedansvarlig.
Den behandlingsansvarlige er ansvarlig for at regelverket om personopplysninger etterleves, herunder regler om internkontroll og informasjonssikkerhet.
Personopplysninger som RIKS behandler
Nedenfor lister vi opp personopplysningene som vi vanligvis behandler. Ved behandling av personopplysninger vurderer vi om behandlingen er nødvending.
Identifikasjonsinformasjon
Navn og personnummer
Kontaktinformasjon
Adresse, e-post og telefonnummer
Opplysninger om medarbeidere i RIKS
Behandling av personopplysninger om medarbeidere er knyttet til Generell personalforvaltning – herunder tilsetting, karriere- og kompetanseutvikling, stillings- og lønnsopprykk, skattetrekk og annet trekk i lønn, sykefravær, arbeidsmiljømessige forhold, arbeidsrettslige forhold, flåtestyring og lignende.
Hvor vi henter opplysningene fra
RIKS kan innhente kundenes personnummer fra kunden selv eller Infotorg.
Som kunde kan du ta kontakt med RIKS på telefon, e-post, våre hjemmesider og sosiale medier. RIKS behandler disse opplysningene i den grad det er nødvendig å oppfylle.
Som medarbeider i RIKS må du oppgi personopplysninger ved ansettelse og løpende gjennom ansettelsesforholdet i den grad det er nødvendig.
www.renovasjonen.no
RIKS samler inn og behandler avidentifiserte opplysninger om besøkende på renovasjonen.no. Vi bruker vanlige internett-teknologier, blant annet Google Analytics for å samle informasjon om brukerne slik at vi til enhver tid kan tilrettelegge for best mulig funksjonalitet og videreutvikle informasjonstilbudet på nettsiden. Denne informasjonen hentes fra datamaskinens nettleser og kan omfatte IP-adresse, operativsystem, nettleserprogramvare (for eksempel «Google Chrome»), skjermoppløsning og avsendernettside. Data blir som hovedregel ikke delt med tredjepart. Unntak fra dette kan være ved at vi får bistand av digital leverandør med nødvendig teknisk og faglig bistand for å sikre optimal drift av nettstedet.
Cookies
«Cookies» er små informasjonskapsler (tekstfiler) som nettsiden spør nettleseren din om å lagre på datamaskinen eller den mobile enheten. Dette gjør at nettsiden kan huske handlingene eller preferansene dine over tid. Renovasjonen.no bruker cookies (informasjonskapsler) som samler statistikk og informasjon om hvordan besøkende bruker våre nettsider. Vi aggregerer informasjonen og lager rapporter som hjelper oss med å forbedre brukeropplevelsen på nettsidene. Verktøyene bruker førsteparts informasjonskapsler for å samle inn data. Disse informasjonskapslene (cookie) og dataene som samles inn, er anonymiserte, og kan ikke brukes til å identifisere deg som person.
De fleste nettlesere aksepterer automatisk cookies. Du kan alltid velge å ikke akseptere en informasjonskapsel ved å endre datamaskinens innstillinger til å avvise «cookie» eller til at du må godkjenne en «cookie», men dette kan begrense utvalget av funksjonene som er tilgjengelige. Innstillingen er å forstå som et samtykke dersom den er slik at brukeren uttrykker aksept for bruk av cookies. Dette gjelder også dersom nettleseren er forhåndsinnstilt for aksept.
Hva bruker vi personopplysningene til – formål
- Kunderegister
- Fakturering
- Statistikk og analyse
- Personaladministrasjon
Behandlingsgrunnlag – vi har lov å behandle personopplysningene
Samtykke
RIKS har lov til å behandle personopplysninger fra den som samtykker til behandlingen. Samtykke gjelder ett eller flere spesifikke formål
Oppfylle avtale
RIKS har lov til å innhente og behandle personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i.
RIKS kan også samle inn personopplysninger i forbindelse med oppfyllelse av andre avtaler.
RIKS utleverer opplysninger til:
Myndigheter og leverandører:
I noen tilfeller kan vi dele personopplysningene dine med andre, for eksempel myndigheter og leverandører som bidrar til at vi oppfyller våre forpliktelser. Deling skjer i henhold til taushetsplikt og personvernreglene.
Dersom RIKS setter ut oppgaver som innebærer at en leverandør skal behandle personopplysninger på vegne av RIKS – og ikke til eget formål – vil leverandøren normalt være en databehandler. I slike tilfeller er det nødvendig med en databehandleravtale mellom RIKS og leverandør. Dette gjelder uavhengig av om RIKS bruker databehandlere i Norge eller i andre land innen EØS-området.
Renovasjonen IKS bruker databehandlere (for eksempel leverandør av IT-tjenester) til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på sine vegne. I slike tilfeller vil RIKS inngå avtaler med databehandler for å sikre at behandlingen av opplysningene er i samsvar med personvernregelverket og RIKS krav til behandling av personopplysninger. Bruken av databehandlere er ikke å regne som en utlevering av personopplysninger.
Overføring av personopplysninger til land utenfor EØS
For å overføre personopplysninger til land utenfor EØS, må blant annet følgende vilkår være oppfylt:
- EU-kommisjonen har besluttet at det foreligger et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i det aktuelle landet.
- Det er truffet andre hensiktsmessige sikkerhetstiltak, og/eller en databehandler har gitt nødvendige garantier om at personopplysningene vil bli behandlet på en trygg måte, for eksempel ved bruk av standardkontrakter (EUs standardklausuler) som er godkjent av EU-kommisjonen, eller databehandleren har gyldige bindende konsernregler (BCR).
- Det dreier seg om unntak i spesielle tilfeller, for eksempel for å oppfylle en avtale med deg eller tilfeller der du gir ditt samtykke til den bestemte overføringen.
RIKS vil som hovedregel ikke overføre personopplysninger til land utenfor EØS. Dersom dette likevel skulle bli aktuelt, som følge av avtale med for eksempel databehandler, vil RIKS kreve garanti for at personvernregelverket overholdes.
Sletting og arkivering av personopplysninger
Kunder
Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig for å ivareta det formål personopplysninger ble samlet inn for. I de fleste tilfeller vil lagring av personopplysninger være nødvendig for fakturering. Opplysninger om eier av eiendom slettes når eiendommen skifter eier.
Fakturahistorikk slettes i henhold til lovpålagt oppbevaringshistorikk.
Medarbeidere i Renovasjonen IKS
Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig for å ivareta det formål personopplysninger ble samlet inn for. I de fleste tilfeller vil lagring av personopplysninger være nødvendig for utbetaling av lønn og for å ivareta andre forpliktelser som følge av arbeidsavtalen.
Opplysninger som behandles ved oppfølging av sykdom, personalsaker og lignende blir lagret i personalarkivet.
Den registrertes, (dine) rettigheter
Regelverk
EUs personvernforordning, GDPR (General Data Protection Regulation), gjelder som norsk lov.
Forordningen kapittel 3 gir deg flere rettigheter når RIKS eller andre behandler opplysninger om deg. Nedenfor har vi gjennomgått de viktigste.
Rett til innsyn og dataportabilitet
Innsynsforespørselen gir deg rett til å få innsyn i data vi har lagret om deg. Dette gjelder informasjon du selv har gitt, informasjon vi har hentet fra eksterne kilder, og informasjon om behandling av opplysningene.
Interne vurderinger og lignende interne data som den behandlingsansvarlige oppretter på bakgrunn av personopplysningene du har gitt til oss, faller utenfor innsynsretten. Det samme gjelder enkelte personopplysninger som vi har innhentet for å oppfylle lovpålagte forpliktelser.
Dataportabilitet er din rett til å motta personopplysninger du selv har gitt oss. Opplysningene skal sendes i et maskinlesbart format. Dette gjelder opplysninger du har gitt oss direkte, basert på inngått samtykke eller for å oppfylle en avtale.
Innsigelse mot behandling
Du har rett til å protestere på behandling av dine personopplysninger som skjer på grunnlag av berettigede interesser med mindre slike interesser overstyrer dine grunnleggende rettigheter eller friheter.
I tilfeller hvor behandling av dine personopplysninger er basert på vår berettigede interesse og opplysningene benyttes for direkte markedsføring og profilering i forbindelse med slik markedsføring, har du alltid rett til å fremme innsigelser mot behandlingen.
Retting og sletting av mangelfulle personopplysninger
Dersom RIKS behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at RIKS skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene. RIKS skal om mulig sørge for at feilen ikke får betydning for deg, f. eks. ved å varsle eventuelle mottakere av utleverte opplysninger.
Håndtering av henvendelser om dine rettigheter
RIKS skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. RIKS skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.
Forespørsler om innsyn, retting og sletting, håndteres av RIKS kundeservice. Henvendelser kan rettes til post@renovasjonen.no eller telefon 51 800 800.
Klage
Brudd på personvernregelverket kan klages til Datatilsynet. Før eventuell klage til Datatilsynet bør du ta kontakt med Renovasjonen IKS.
Sikkerhet
RIKS har gjennomført tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å sikre dine personopplysninger. Renovasjonen IKS jobber kontinuerlig med å sikre at dine personopplysninger er beskyttet mot tap, ødeleggelse, korrupsjon eller uautorisert tilgang. Vi har et rammeverk for sikkerhet som oppdateres jevnlig i tråd med den teknologiske utviklingen.
Videre har RIKS en berettiget interesse i å behandle personopplysninger for å sikre konsernets verdier, for eksempel logging på servere, drift av infrastruktur, brannmurer, og adgangskontroll.
